Cégünk igyekszik a technológia adta lehetőségeket szem előtt tartva a folyamatosan előrelépni a fenntartható jövő érdekében.
Fentiek miatt partnereinknél elsődelegesen bevezettük az elektronikus számlázást, amely megfelel a vonatkozó jogszabályoknak és egyszerűbb és biztonságosabb számlakezelést tesz lehetővé.
Második lépésként bevezettük az elektronikus aláírást a szerződéskötéseinknél. Hiszünk abban, hogy ez a jövő útja, amely nem kevés adminisztrációs terhet vesz le azok válláról, akik ezt alkalmazzák. Javasoljuk, csatlakozzanak hozzánk, ebben is legyenek partnereink!
Elektronikus aláírás GYIK (gyakran ismételt kérdések)
Egyenértékű-e az elektronikusan aláírt szerződés a papír alapú szerződésekkel?
Amennyiben a kérdéses szerződés minősített elektronikus aláírást tartalmaz, az ilyen digitális aláírást tartalmazó szerződések írásbelinek minősülnek, egyenértékűek a papír alapú szerződésekkel.
Elfogadható-e az elektronikusan aláírva visszaküldött szerződés? Vitás esetben elfogadott-e akár a bíróságon?
A fenti módon aláírt minősített elektronikus aláírás elfogadott bíróságon is. Fontos, hogy a cégjegyzékbe bejegyezésre kerüljön az elektronikusan aláíró cég ügyvezetőjének digitális aláírási címpéldánya, hogy ne legyen megkérdőjelezhető az aláírás.
Gondot okoz-e, ha az egyik fél nem elektronikusan írja alá ezeket a szerződéseket?
Az, hogy az egyik fél papír alapon ír alá olyan szerződéseket, amelyeket a partnerek digitálisan írnak alá, nem okoz jogi problémát, arra viszont figyelni kell, hogy a papír alapon aláírt szerződés és a digitálisan aláírt szerződés együtt alkotják a teljes szerződést, mindkettőt meg kell őrizni.
Milyen előírás alapján, hogy kell ezeket a szerződéseket kezelni/tárolni? Esetleg megegyezik a kezelésük az elektronikus számlák kezelésével?
A szerződés számviteli bizonylatnak minősül, de kezelésére/tárolására nem ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint az elektronikus számlákra. A digitális számviteli bizonylatot legalább 8 évig kell megőrizni és elektronikus formában kell megőrizni (pl. a számítógép meghajtójára, adathordozóra mentve). A törvény előírja, hogy oly módon kell őrizni, hogy a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítása, folyamatos leolvashatósága biztosított legyen, és az utólagos módosítása pedig kizárt legyen (a pdf formátum megfelel ennek a követelménynek). A megőrzési kötelezettség lejártáig (8 év) folyamatosan biztosítani kell, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.
